Conservazione fatture elettroniche e privacy

L’avvento della fatturazione elettronica, sebbene in un primo momento avesse fatto preoccupare molte realtà economiche, oggigiorno è diventata una pratica consolidata e di uso comune.

Spesso però, un aspetto fondamentale quale la conservazione sostitutiva, risulta essere trascurato o quantomeno non del tutto sotto controllo.

Premesso che la conservazione sostitutiva è una procedura informatica con la quale viene attribuito valore legale (nel tempo) a un documento informatico. In questo modo quindi si va ad equiparare la fattura elettronica ad una fattura cartacea, anche dal punto di vista della conservazione. Per legge infatti (art. 39 del Dpr n. 633/1972), sia chi emette una fattura elettronica che chi la riceve, è obbligato a conservarla elettronicamente.

Concretamente quindi significa che non è più sufficiente limitarsi a stampare e conservare le fatture in un raccoglitore, ma per una valida archiviazione delle fatture elettroniche è necessario seguire una specifica procedura prevista dalla legge (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Una corretta conservazione sostitutiva della fatturazione elettronica prevede infatti due requisiti essenziali:

• Marca temporale, al fine di garantire date e ora di creazione del file;
• Firma digitale, per garantire l’identità del creatore.

A questo punto i file-fatture dovranno essere conservati per 10 anni.

Il processo di conservazione elettronica a norma di legge è solitamente fornito da operatori privati certificati; tuttavia esiste anche un’altra possibilità con l’Agenzia delle Entrate, che mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).

In ogni caso, la modalità di conservazione deve consentire l'utilizzo delle funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici (cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data,ecc.) e dove tali informazioni siano obbligatoriamente previste, l'apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Considerato che la maggior parte delle aziende ha deciso di affidarsi alla software house che gli fornisce il programma di fatturazione elettronica, anche per quanto riguarda la parte relativa alla conservazione sostitutiva delle stesse, l’archiviazione viene fatta in automatico senza alcun intervento da parte dell’utente.

In questi casi però, al fine di regolarizzare i vari aspetti privacy, è necessario procedere con un atto di nomina ai sensi dell’art. 28 del GDPR nei confronti della software house che rivestirà il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione.

Anche se si ha a disposizione un software di fatturazione elettronica completo di conservazione, è comunque consigliato attivare sempre il servizio di conservazione offerto dall’Agenzia, dato che non comporta alcuna spesa e perché il Sistema d’Interscambio sarà sempre considerato la fonte ufficiale in caso di controlli (tenendo presente che il servizio deve essere rinnovato ogni 3 anni).