Green Pass in azienda: riassunto delle nuove regole

Dal 15 di ottobre sono scattati i nuovi adempimenti per le aziende pubbliche e private previste dal Decreto Legge 21 settembre 2021 n. 127 "Misure urgenti per assicurare lo svolgimento in sicurezza del lavoro pubblico e privato mediante l’estensione dell’ambito applicativo della certificazione verde COVID-19 e il rafforzamento del sistema di screening" di cui avevamo già dato notizia con l’approfondimento Green Pass obbligatorio per tutti: ecco come adeguarsi inoltre abbiamo organizzato un WEBINAR: Green Pass in azienda, gli errori da evitare per rispondere a tutti i dubbi e risolvere i casi pratici che si verificano in azienda. Abbiamo creato anche un veloce video riassuntivo:

Quanto previsto dal Decreto Legge deve oggi essere integrato alla luce delle ultimissime disposizioni emanate il 12 ottobre scorso dal DPCM “Modifiche al decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 17 giugno 2021”, recante “Disposizioni attuative dell'articolo 9, comma 10, del decreto-legge 22 aprile 2021, n. 52, "Misure urgenti per la graduale ripresa delle attività economiche e sociali nel rispetto delle esigenze di contenimento della diffusione dell'epidemia da COVID-19", nonché alla luce delle relative FAQ sul DPCM emesse sempre dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri riguardanti il Green Pass in ambito lavorativo privato.

Riepiloghiamo cosa prevede il Decreto Legge, cercando di fornire indicazioni operative e considerando quindi il DL52 il DL 127 e le sue modifiche.

Cosa prevedono i vari Decreti Legge e integrazioni: le novità

A chi si applica ?

Al fine di prevenire la diffusione dell’infezione da SARS-CoV-2, a chiunque svolga una attività lavorativa nel settore privato è fatto obbligo, ai fini dell’accesso ai luoghi in cui la predetta attività viene svolta, di possedere e di esibire un Green Pass valido.

Tale obbligo è valido fino alla cessazione dello stato di emergenza, cioè attualmente fino al 31 dicembre 2021.

L’obbligo riguarda in sostanza tutti i lavoratori (autonomi, subordinati, collaboratori, tirocinanti, ivi compresi i soggetti che svolgono a qualunque titolo la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato, anche sulla base di contratti esterni).

Le disposizioni di cui al Decreto Legge si applicano all’accesso al luogo di lavoro, inteso come qualsiasi posto in cui il lavoratore possa accedere per svolgere la prestazione lavorativa che gli è stata affidata (ivi compresi i cantieri, le sedi esterne, ecc).

Potranno essere sottoposti al controllo solo i lavoratori effettivamente in servizio per i quali è previsto l’accesso al luogo di lavoro, escludendo i dipendenti assenti per ferie, malattie, permessi o che svolgono la prestazione lavorativa in smart working. A questo proposito il Garante Privacy ha espresso Parere favorevole allo schema di DPCM di cui sopra che introduce le nuove modalità di verifica dei Green Pass in ambito lavorativo pubblico e privato Lavoro, Garante privacy: via libera a nuove modalità di verifica del Green Pass - Garante Privacy

Come si ottiene il Green Pass ?

‍Chi sono i soggetti esentati dall’obbligo di possedere un green pass ?

Sono i soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica rilasciata secondo i criteri definiti con circolare del Ministero della salute.

Allo stato attuale tali certificazioni hanno validità sino al 30 novembre 2021. In futuro tali soggetti potranno esibire un certificato contenente l’apposito “QR code” in corso di predisposizione, come indicato nella FAQ n. 2 Green Pass, FAQ sui dpcm firmati dal Presidente Draghi del Presidente del Consiglio dei Ministri del 12 ottobre scorso.

Cosa devono fare i datori di lavoro ?

I datori di lavoro devono stabilire le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche dei Green Pass. In particolare, devono:

• Comunicare formalmente al personale che a partire dal 15 ottobre l’accesso ai luoghi di lavoro è consentito solo ai soggetti possessori del Green pass;
• Adottare una procedura interna che descriva le scelte organizzative che regolamentano le modalità di verifica dei Green Pass;
• Individuare attraverso un atto di delega i soggetti incaricati della verifica/accertamento e contestazione di eventuali violazioni a quanto previsto dal Decreto Legge;
• Esporre l'informativa per il trattamento di dati personali;
• Aggiornare il Registro dei trattamenti.

A questo indirizzo trovate il KIT gratuito Green Pass con alcuni documenti utili.

Modalità di effettuazione dei controlli

I controlli devono avvenire, ove possibile, al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro, tramite la scansione del QR Code con specifica App VerificaC19.

I controlli possono avvenire anche a campione.

A questo proposito le FAQ precisano che  “ogni amministrazione/azienda è autonoma nell’organizzare i controlli, nel rispetto delle normative sulla privacy e delle linee guida emanate con il DPCM 12 ottobre 2021. I datori di lavoro definiscono le modalità operative per l'organizzazione delle verifiche, anche a campione, prevedendo prioritariamente, ove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell'accesso ai luoghi di lavoro, e individuano con atto formale i soggetti incaricati dell'accertamento delle violazioni degli obblighi di cui ai commi 1 e 2. È opportuno utilizzare modalità di accertamento che non determinino ritardi o code all’ingresso. Nelle pubbliche amministrazioni, laddove l’accertamento non avvenga al momento dell’accesso al luogo di lavoro, esso dovrà avvenire su base giornaliera, prioritariamente nella fascia antimeridiana della giornata lavorativa, potrà essere generalizzato o a campione, purché in misura non inferiore al 20% del personale presente in servizio e con un criterio di rotazione che assicuri, nel tempo, il controllo su tutto il personale dipendente”.

Chi sono i soggetti autorizzati ad effettuare i controlli dei green pass ?

Possono essere sia soggetti interni che soggetti esterni all'azienda. E' una scelta organizzativa dell'azienda stessa. Possono anche essere più soggetti/dipendenti, in ogni caso sono incaricati con atto formale recante le necessarie istruzioni sull’esercizio dell’attività di verifica.

Quali sono gli strumenti per effettuare i controlli dei green pass previsti dal Decreto Legge e le novità previste dal DPCM 12 ottobre 2021

La verifica del Green Pass si effettuata mediante l’APP Verifica C19. Tale applicazione consente di verificare l’autenticità e la validità dei Green Pass senza memorizzare informazioni personali.

L’attività di verifica, infatti, consiste nella richiesta di esibizione del QR Code (cartaceo o digitale) e nella successiva lettura tramite l’App Verifica C19 del suddetto QR Code con successivo esito che attesta la validità o non del Green Pass.  

IL DPCM 12 ottobre 2021 ha previsto che il “Ministero della salute renda disponibili ai datori di lavoro specifiche funzionalità, descritte nell'allegato H allo stesso DPCM, che consentono una verifica quotidiana e automatizzata del possesso dei Green Pass in corso di validità del personale effettivamente in servizio, di cui è previsto l’accesso ai luoghi di lavoro, senza rivelare le ulteriori informazioni conservate, o comunque trattate, nell'ambito della Piattaforma nazionale-DGC, attraverso:

1. L'utilizzo di un pacchetto di sviluppo per applicazioni (Software Development Kit-SDK), rilasciato dal Ministero della Salute con licenza open source, che consente di integrare nei sistemi di controllo degli accessi, inclusi quelli di rilevazione delle presenze, le funzionalità di verifica della Certificazione verde COVID-19, mediante la lettura del QR code
2. Una interazione, in modalità asincrona, tra la Piattaforma NoiPA, realizzata dal Ministero dell'economia e delle finanze per la gestione del personale delle pubbliche amministrazioni, e la PN-DGC per la verifica del possesso delle Certificazioni verdi COVID-19 in corso di validità da parte dei dipendenti pubblici degli enti aderenti a NoiPA
3. Una interazione, in modalità asincrona, tra il Portale istituzionale INPS, e la PN-DGC, per la verifica del possesso delle Certificazioni verdi COVID-19 in corso di validità da parte dei dipendenti dei datori di lavoro, con più di 50 dipendenti, sia privati che pubblici non aderenti a NoiPA
4. Una interoperabilità applicativa, in modalità asincrona, tra i sistemi informativi di gestione del personale delle amministrazioni pubbliche con almeno 1.000 dipendenti, anche con uffici di servizio dislocati in più sedi fisiche, e la PN-DGC, per la verifica del  possesso delle Certificazioni verdi COVID-19 in corso di validità da parte dei propri dipendenti.”

Nel caso in cui all’esito delle verifiche effettuate con le modalità di cui alle lettere a), b), c) e d), l’interessato non risulti in possesso di un Green Pass valido, potrà richiedere una nuova verifica tramite l’uso dell’App Verifica C19.

L’attività di verifica dei Green Pass non comporta in alcun caso la raccolta di dati dell’intestatario in qualunque forma. Questo è un aspetto fondamentale.

Cosa succede al lavoratore che si presenta all’accesso al luogo di lavoro senza green pass valido ?

Il lavoratore sprovvisto di un Green Pass valido non può accedere al luogo di lavoro ed è considerato assente ingiustificato, senza retribuzione, fino alla presentazione di un valido Green Pass. Non saranno previste conseguenze disciplinari e verrà conservato il posto di lavoro.

Per le aziende con meno di 15 dipendenti, dopo il 5° giorno di assenza ingiustificata si potrà sospendere il lavoratore per un periodo massimo di 10 giorni rinnovabili una sola volta, sulla base del contratto di lavoro stipulato per la sostituzione.

Sanzioni per il datore di lavoro

Il mancato controllo del Green Pass e la mancata adozione delle misure organizzative, sono punite con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da 400,00 a 1.000,00 euro. In caso di reiterata violazione, la sanzione è raddoppiata

Sanzioni per il lavoratore

L’accesso al luogo di lavoro in assenza di un valido Green Pass è punito con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da 600,00 a 1.500,00 euro. In caso di reiterata violazione, la sanzione è raddoppiata

Chi esegue l'attività ispettiva ?

Gli organi deputati ad effettuare l'attività ispettiva sono Polizia, Polizia Municipale, ASL, Ispettorato Nazionale del Lavoro, Forze armate incaricate di attività ispettiva.

Da chi sono irrogate le eventuali sanzioni ?

Dal Prefetto.

Quali provvedimenti deve prendere il datore di lavoro che accerta che il dipendente ha effettuato l’accesso al luogo di lavoro in assenza di green pass

Nel caso in cui il lavoratore acceda al luogo di lavoro senza Green Pass, il datore di lavoro può effettuare una segnalazione alla Prefettura ai fini dell’applicazione della sanzione amministrativa. Sul punto la FAQ n.4 del Consiglio dei Ministri del 12 ottobre 2021 Green Pass, FAQ sui dpcm firmati dal Presidente Draghi prevede che “il lavoratore che accede al luogo di lavoro senza green pass è soggetto, con provvedimento del Prefetto, a una sanzione amministrativa che va da 600 a 1.500 euro. Vengono poi applicate anche le sanzioni disciplinari eventualmente previste dai contratti collettivi di settore.

Oltre alla retribuzione, non sarà più versata al lavoratore senza green pass qualsiasi altra componente della retribuzione, anche di natura previdenziale, avente carattere fisso e continuativo, accessorio o indennitario, previsto per la giornata di lavoro non prestata. I giorni di assenza ingiustificata non concorrono alla maturazione delle ferie e comportano la perdita della relativa anzianità di servizio”.

Adempimenti Privacy

Il tema Green Pass ha forti impatti sotto il profilo privacy. Il Garante Privacy è intervenuto il 12 ottobre scorso con il Parere favorevole allo schema di DPCM di cui sopra che introduce le nuove modalità di verifica dei Green Pass in ambito lavorativo pubblico e privato Lavoro, Garante privacy: via libera a nuove modalità di verifica del Green Pass - Garante Privacy

Nel suddetto parere il Garante Privacy ha ribadito che:

• L’attività di verifica dei green pass non dovrà comportare la raccolta di dati dell’interessato in qualunque forma, ad eccezione di quelli strettamente necessari all’applicazione delle conseguenti misure per gli interessati. Quindi, i datori di lavoro non potranno utilizzare elenchi sui quali indicare i soggetti che sono stati sottoposti alla verifica del Green Pass
• Il sistema utilizzato per la verifica dei green pass non dovrà conservare il QR code delle certificazioni verdi sottoposte a verifica, né estrarre, consultare, registrare o comunque trattare per altre finalità le informazioni rilevate. Quindi, no alla conservazione dei QR Code, non dovranno essere effettuate copie cartacee dei Green Pass, né screen-shot, né fotografie;
• La verifica dei green pass tramite gli strumenti autorizzati, deve consentire la sola informazione del possesso o meno di un green pass valido. Quindi, per tale aspetto dovranno essere formati i soggetti preposti al controllo dei Green Pass.
• Per i soggetti in attesa di rilascio di valida certificazione verde e che ne abbiano diritto, nelle more del rilascio e dell’eventuale aggiornamento, sarà possibile avvalersi dei documenti rilasciati, in formato cartaceo o digitale, dalle strutture sanitarie pubbliche e private, dalle farmacie, dai laboratori di analisi, dai medici di medicina generale e dai pediatri di libera scelta.
• Il datore di lavoro può verificare il possesso del green pass con anticipo rispetto al momento previsto per l’accesso in sede da parte del lavoratore nei casi di specifiche esigenze organizzative; i lavoratori sono tenuti a rendere le comunicazioni relative al mancato possesso del green pass con il preavviso necessario al datore di lavoro per soddisfare tali esigenze.
• Il green pass rilasciato in seguito all’effettuazione di un tampone deve essere valido nel momento in cui il lavoratore effettua il primo accesso quotidiano alla sede di servizio e può scadere durante l’orario di lavoro, senza la necessità di allontanamento del suo possessore.

I documenti da predisporre sono quelli elencati sopra.