Come ci si deve comportare per una conservazione corretta che rispetti anche le norme del GDPR Privacy?
L’avvento della fatturazione elettronica, sebbene in un primo momento avesse fatto preoccupare molte realtà economiche, oggigiorno è diventata una pratica consolidata e di uso comune.
Spesso però, un aspetto fondamentale quale la conservazione sostitutiva, risulta essere trascurato o quantomeno non del tutto sotto controllo.
Premesso che la conservazione sostitutiva è una procedura informatica con la quale viene attribuito valore legale (nel tempo) a un documento informatico. In questo modo quindi si va ad equiparare la fattura elettronica ad una fattura cartacea, anche dal punto di vista della conservazione. Per legge infatti (art. 39 del Dpr n. 633/1972), sia chi emette una fattura elettronica che chi la riceve, è obbligato a conservarla elettronicamente.
Concretamente quindi significa che non è più sufficiente limitarsi a stampare e conservare le fatture in un raccoglitore, ma per una valida archiviazione delle fatture elettroniche è necessario seguire una specifica procedura prevista dalla legge (Codice dell’Amministrazione Digitale).
Una corretta conservazione sostitutiva della fatturazione elettronica prevede infatti due requisiti essenziali:
A questo punto i file-fatture dovranno essere conservati per 10 anni.
Il processo di conservazione elettronica a norma di legge è solitamente fornito da operatori privati certificati; tuttavia esiste anche un’altra possibilità con l’Agenzia delle Entrate, che mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
In ogni caso, la modalità di conservazione deve consentire l'utilizzo delle funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici (cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data,ecc.) e dove tali informazioni siano obbligatoriamente previste, l'apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Considerato che la maggior parte delle aziende ha deciso di affidarsi alla software house che gli fornisce il programma di fatturazione elettronica, anche per quanto riguarda la parte relativa alla conservazione sostitutiva delle stesse, l’archiviazione viene fatta in automatico senza alcun intervento da parte dell’utente.
Riceverai tanti informazioni utili per la sicurezza dei dati della tua impresa.